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Notre best of des 10 pratiques efficaces pour une réunion en visio

Un article d’Alexis d’Agier.

Il existe une multitude de formations en présentiel.

Certaines sont descendantes, avec un seul outil (souvent le Powerpoint) et très peu de rythme, quand d’autres sont vivantes, rythmées et instructives.

Et chez Stimuli, nous avons longtemps cru que contrairement au présentiel, il n’existait qu’un seul type de formation en ligne. Que vidéoconférence voulait nécessairement dire format peu rythmé, et donc peu adapté aux formations que nous dispensons.

Notre ADN est toujours le même, et nous sommes toujours convaincus que rien ne remplacera jamais le contact humain et une formation en présentiel. Mais ce confinement, et l’énergie que nous avons mis à travailler en intelligence collective sur des formats à distance nous a fait évoluer sur notre perception des formations en ligne.

Comme pour le présentiel, il existe des possibilités pour rendre ces formats rythmés, variés, dynamiques, avec du fun et de l’interactivité. Cela demande plus de travail de préparation, mais cela change considérablement la dynamique.

Alors, sans pour autant prétendre détenir la vérité absolue, voici notre top 10 des conseils pour animer une réunion/formation sur Zoom :

(Il existe une multitude d’autres formats, mais nous avons choisi Zoom – La plupart des conseils ci-dessous sont également valables avec d’autres plateformes)

 

1 – Prévoir un café d’accueil

On le fait bien en présentiel, pourquoi se prive-t-on de le faire en digital ?

Une réunion qui démarre à 9h30 peut très bien proposer aux participants de venir à 9h15 pour un café d’accueil. Cela permet à ceux qui le souhaitent de prendre des nouvelles, de plaisanter, de se montrer leurs photos ou leurs dernières blagues WhatsApp.

Bref, de créer du lien de manière informelle, et de se mettre dans une bonne énergie pour que la réunion soit efficace dès qu’elle commence.

 

2 – Passer du temps pour donner le cadre

Comme pour toute réunion, il est indispensable de passer du temps à se donner les règles de fonctionnement, le timing, l’objectif, etc…

Par exemple, on peut demander aux participants de ne pas avoir de caméra coupée pour maintenir le lien, tout en leur expliquant qu’ils peuvent mettre un fond flouté ou virtuel, s’ils veulent préserver une barrière avec leur environnement personnel.

 

3 – La première fois, passer du temps à jouer avec l’outil

Dès qu’on nous met un nouvel outil entre les mains, on veut tester, jouer avec, et c’est une réaction tout à fait normale. Alors rien de tel que de le faire ensemble, en groupe.

Ça permet de créer un moment ludique et de montrer les différentes fonctionnalités aux personnes qui sont moins à l’aise avec les nouveaux outils.

Montrer les différentes fonctions d’affichage peut par exemple considérablement changer le confort visuel du participant

 

4 – Retour à l’école : On lève la main pour parler !

Là c’est un parti pris d’animation. Pour éviter le fameux « Il y a un bruit de fond, ceux qui ne parlent pas peuvent-ils couper leurs micros svp ? », on peut fixer la règle dès le début.

L’animateur met tout le monde sur mute par défaut, et les participants qui le souhaitent lèvent la main virtuellement (fonction zoom) afin que l’animateur distribue la parole en conservant le confort auditif de tous.

 

5 – Aménager le rythme

Une réunion/formation en ligne est beaucoup plus fatigante qu’une réunion physique (nous l’avons expérimenté sur une journée complète, même avec des pauses).

Le format qui nous semble adapté est une demi-journée grand maximum, idéalement pas plus de 3h. Pour des formations de 14h dispensés en présentiel en 2*7h, nous préconisons de le faire en 4*3h et 1h de plus pour la première et la dernière (règles et tour de table).

 

6 – Prévoir des pauses

C’est essentiel, et permet à chacun de s’aérer et de s’éloigner de son écran.

Prévoir aussi suffisamment de temps pour le repas si nécessaire.

 

7 – Utiliser les sous-groupes

Cette fonctionnalité de Zoom (uniquement sur la version payante) permet de diviser un groupe de 15, en 5 salles de 3, l’animateur passant d’une salle à l’autre.

Très utile pour varier le rythme et favoriser l’échange entre les participants.

 

8 – Varier le rythme

Sans aucun doute le conseil le plus important. Cela implique de se poser la question dès la préparation : Comment puis-je faire une séquence sur un format différent de la précédente ?

C’est souvent la clé pour rendre le tout vivant et digeste.

 

9 – Utiliser les visuels

Oui, on peut le faire en distanciel ! Et il existe plein d’idées pour le faire :

Par exemple, nous utilisons les groupes WhatsApp pour envoyer un visuel afin de faire un photolangage. Possibilité aussi d’utiliser la fonction tableau blanc, d’utiliser Klaxoon, ou encore de mettre un paperboard visible à côté de l’animateur.

Et idéalement, bien envoyer tous les visuels utilisés avec le reste des supports à la fin de la séquence !

 

10 – Faire participer un maximum

Comme pour les formations en présentiel, c’est souvent le secret.

On retient environ 50% de ce que l’on voit et entend, et 90% de ce que l’on fait soi-même.

C’est donc un facteur clé de succès !

 

Voici notre « best of » des pratiques efficaces, et il en existe sans doute plein d’autres.

N’hésitez pas à nous mettre en commentaire ce qui a marché pour vous !

En visuel :

notre best of des 10 pratiques efficaces pour une réunion en visio

 

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